Поділитися принципами, що використовуються в нашій компанії, я вирішив після прочитання статті, яка мені здалася досить розумною - «Лист до студії»: 5 правил спілкування віддалених розробників від CSSSR.
Я не є автором, швидше збирачем і систематизатором елементів корпоративної культури нашої компанії, які відносяться до області IT-комунікацій. Формування цієї моделі починалося до мого приходу, розвивається разом з підприємством і буде вдосконалюватися надалі.
Повинен підкреслити, що ці тези не введені наказом по підприємству, просто їм намагаються слідувати, що дозволяє нам однаково дивитися на речі і говорити однією мовою. Ці правила не обов'язкові, але слідування їм багато в чому спрощує нашу роботу, робить її більш очікуваною і прогнозованою, мінімізує можливість виникнення помилки і/або прикрої помилки по відношенню один до одного.
Корпоративним стандартом у нас наказано використання Microsoft Outlook, приклади і механізми описані саме для цього інструменту, але допускаю, що і для свого поштового клієнта, календаря Ви зможете знайти можливості реалізації подібних сценаріїв.
Електронна пошта
1. Пошту необхідно перевіряти і реагувати на неї мінімум 3 рази на день: вранці (по приході на роботу), в денний час (перед обідом), ввечері (за годину до закінчення роботи). Частіша реакція на повідомлення електронною поштою вітається і схвалюється.
2. Якщо з яких-небудь причин це не представляється можливим (відпустка, відрядження, хвороба), то необхідно поставити автовідвіт із зазначенням осіб, які заміщають Вас за різними напрямками і дати до якої направляти автовідповідання. За необхідності допустимо вказати контакт Вашого безпосереднього керівника і прохання надсилати вам копію подальшого листування.
3. Отримавши лист електронною поштою, у разі, якщо відправник запросив підтвердження прочитання, його необхідно надіслати. Як правило, цей інструмент використовують при особливій значущості вмісту листа для відправника. Однак, не варто девальвувати поняття «Підтвердження прочитання», у налаштуваннях за замовчуванням не слід автоматично запитувати підтвердження для всіх ваших вихідних листів.
4. Якщо лист містить доручення/прохання і не вказаний термін виконання, у відповіді на лист вкажіть приблизний або точний крайній термін, в який ви зможете це виконати. Якщо доручення не вкладається у ваш поточний графік роботи, то коротко опишіть ситуацію, що склалася, і можливі терміни виконання. При необхідності обговорите завдання і пріоритети з вашим безпосереднім керівником.
5. Нове доручення не скасовує інші роботи, якщо про це не вказано явно.
6. Якщо до встановленого терміну (особливо, у випадку, коли ви самі його вказали) Ви не встигаєте відпрацювати доручення в узгоджений час, необхідно за своєю ініціативою, як тільки у вас сформувалися такі підозри, повідомити про це особу, яка Вам доручила завдання. Необхідно пояснити причини невиконання, узгодити новий термін або змінити пріоритети щодо поточних робіт. Якщо доручення виконано раніше запланованого часу - повідомте про це керівника або особу, яка доручила вам завдання. Це дозволить скоротити час очікування іншим або дасть можливість розширити часові рамки виконання своїх стадій.
7. Для додаткового нагадування про необхідність відповіді відправнику може бути зручно користуватися функцією «Додати нагадування». У відповідних полях можна налаштувати у вигляді спливаючих вікон як нагадування для одержувачів так і для відправника. Нагадування допомагають нам не забути дати відповідь, використовуються як додатковий зовнішній подразник.
8. Якщо ваша адреса вказана в полі "Копія:", то відправник хоче, щоб ви були в курсі обговорення. Якщо у вас є пропозиції/доповнення/запитання по суті листування, то про них необхідно відписувати всім учасникам листування, вибравши кнопку «Відповісти всім». Ваші пропозиції можуть бути співзвучні з думкою інших одержувачів листа і цим ви збережете час іншим.
9. Якщо Ви отримуєте лист і Вашої адреси немає в одержувачах, відправник вирішив поставити Вашу адресу в полі «Прихована копія». Відправник хоче, щоб Ви були в курсі, але не бажає, щоб про це знав той, кому безпосередньо адресовано лист. У такому випадку, вести листування краще тільки з відправником, а не писати в режимі «Відповісти всім». Альтернативою може бути пересилання листа з надісланих на адресу «таємного» читача.
10. Поле "Тема:"не повинно залишатися порожнім. У ньому коротко вказується суть листування. Надалі це допомагає здійснювати пошук і сортування повідомлень.
11. Не змінюйте поле "Тема:"при відповідях і пересиланні. Це унеможливлює автоматичне угруповання листів у M $ Outlook у вигляді бесід. Зверніть увагу, що деякі поштові клієнти на мобільних пристроях при відповідях і пересиланні додають в поле "Тема:"символи: «>>», «Re:», «Fw:«», На:«», От:"і деякі інші. Під час налаштування програми переконайтеся, що відображення бесід не «рвуться» на ПК в M $ Outlook при ваших відповідях і пересиланні.
12. Якщо відправник не отримав від вас відповідного листа протягом трьох днів (або в тексті не вказано інший термін), то це вважається вашою згодою зі змістом листа, додатками до нього та посиланнями на інші ресурси та інформацією.
Призначення зустрічей, зборів, нарад
1. Використання календаря M $ Outlook обов'язковий засіб для координації спільної діяльності співробітників у компанії.
2. При отриманні запрошення на зустріч необхідно крім натискання кнопки «Прийняти» надіслати повідомлення про отримання (якщо воно не налаштоване на автоматичну відправку у Вашому клієнті M $ Outlook).
3. З матеріалами до зустрічі необхідно знайомитися заздалегідь, на зустріч необхідно приходити підготовленим за темою обговорення. Правилом хорошого тону для організатора є розміщення протоколів, пропозицій у листі-запрошенні на збори (файлом або посиланням на зовнішні ресурси). Якщо є питання щодо теми, змісту, то їх необхідно обговорити завчасно з особою, яка надіслала запрошення на зустріч або співробітником від якої ви можете отримати відповідь. Питання до організатора на зустрічі: «Якраз хотів у вас запитати»... є найменш доречним.
4. Всі зустрічі з жорсткими термінами повинні бути відображені у Вашому особистому календарі M $ Outlook. Це дозволить іншим співробітникам компанії при призначенні заходів брати до уваги вашу зайнятість, більш ефективно користуватися Помічником з планування.
5. При призначенні нарад всередині компанії обов'язково треба користуватися інструментом помічника з планування. Це дозволить вибрати найбільш влаштовуваний час для всіх учасників.
6. При призначенні зустрічі обов'язково встановіть термін нагадування про початок зустрічі. При отриманні зустрічі та підтвердженні участі обов'язково перевіряйте цей термін і при необхідності коригуйте його в своєму календарі з урахуванням необхідної транспортної доступності до місця проведення заходу. Зазвичай, у типових параметрах встановлено 30 хвилин, але цей час може бути змінено у параметрах Вашого M $ Outlook.
7. Під час налаштування термінів або скасування періодичних зустрічей не вилучайте їх! Краще змінювати кінцевий термін «старої» зустрічі і формувати нову повторювану зустріч на перспективу. Це дозволить залишити слід в історії за минулими заходами у Вашому календарі та календарях Ваших колег, тим більше, що в запрошеннях можуть бути додаткові матеріали до зустрічей, протоколи тощо.
8. При призначенні додаткової зустрічі з аналогічного питання, не слід переносити зустріч, краще створювати копію, хоча це і більш трудомістко. Цим ви збережете «пам'ять» як у своєму календарі, так і в інших учасників нарад. Найчастіше, при копіюванні (дублюванні) зустрічі обнуляється час нагадування у одержувачів. Зверніть увагу на це перед надсиланням запрошення! Втім, якщо слідувати правилу 6, одержувачі це виправлять.
9. Якщо Вам надійшло запрошення на зустріч, але з тих чи інших причин Ви не можете взяти в ній участь, необхідно повідомити про це організатора і делегувати відвідування колегам або поінформувати безпосереднього керівника і діяти за його вказівкою. У разі надходження пропозиції про зустріч на вже запланований час, необхідно зважити свої можливості, що стоять перед Вами завдання і пріоритети, прийняти рішення про участь у заході. За необхідності делегувавши колегам/підлеглим, провести консультації з організатором або безпосереднім керівником і діяти за його вказівкою.
Практично впевнений, що багато хто, особливо прихильники творчого підходу до роботи, вважають ці вимоги надлишковими, але нам важливо чітко розуміти як вчинить в описаних ситуаціях працівник компанії, чого очікувати від колег.
Допускаю, що наші міркування здадуться цікавими, допоможуть Вам особисто або Вашій компанії підвищити ефективність IT-комунікацій або у Вас будуть пропозиції щодо доповнення/зміни цієї статті.
Діалог учасників вітається!
